Services pour ONG

Une association doit tenir une assemblée générale ordinaire au moins une fois par an, en personne. En analogie avec l’article 699 II.2 du Code des obligations, l’assemblée générale devrait se tenir durant le premier semestre de l’année. Les compétences de l’Assemblée générale sont réglées à l’article 65 CC.

Modèle d’ordre du jour d’une assemblée générale ordinaire

Modèle de procès-verbal d’assemblée générale

Le Comité doit tenir régulièrement une comptabilité. Les livres comptables (inventaire, compte d’exploitation et bilan annuel) doivent être complets, clairs et faciles à consulter, afin que les personnes intéressées puissent se rendre compte aussi exactement que possible de la situation économique de l’entité (art. 959 CO).

Les comptes sont établis en francs suisses ou dans la monnaie la plus importante au regard des activités de l’entreprise. S’ils ne sont pas établis en francs suisses, les contre-valeurs en francs suisses doivent aussi être indiquées (art. 958 d.C). Les comptes sont conservés au minimum pendant 10 ans (art. 958 f.E CO). Il est donc important de garder tous les justificatifs. Le Code des obligations s’applique par analogie aux dispositions du CO relatives à la société anonyme.

Contrôle des comptes

Les associations sont en général soumises au contrôle restreint des comptes, soit par un auditeur, si un membre de l’association l’exige. Dans les autres cas, les statuts et l’assemblée générale peuvent organiser le contrôle librement. A noter toutefois que les normes ZEWO (recommandation n° 14) recommandent de nommer en tout état au moins un vérificateur des comptes, indépendant du comité, pour réaliser un examen succinct.

L’association est soumise au contrôle des comptes si au cours de deux exercices successifs, deux des valeurs suivantes sont dépassées :

• total du bilan > CHF 10 millions,
• chiffre d’affaire > CHF 20 millions,
• effectif > 50 emplois à plein temps en moyenne annuelle.

Dans le cadre du contrôle ordinaire des comptes, les auditeurs vérifieront non seulement la conformité des comptes aux dispositions légales et statutaires, mais également l’existence d’un système de contrôle interne.

Présentation de la comptabilité (compte de pertes et profits, bilan et budget prévisionnel)

Les associations sont tenues à une simple comptabilité de trésorerie, mais il est nettement préférable de produire, dès le départ, des comptes annuels (un compte de résultat, un bilan et un budget prévisionnel).

Il est important que les comptes mentionnent le nom de l’ONG, le titre du document, la date de l’exercice. Les comptes doivent également être en francs suisses.

   A. Compte de pertes et profits (compte de résultat)

Le compte de résultat est un document comptable synthétisant l’ensemble des charges et des produits d’une association pour une période donnée. Ce document donne le résultat net, c’est-à-dire ce que l’association a gagné (bénéfice) ou perdu (perte) au cours de la période. Le résultat de cette période s’inscrit au bilan.

   B. Bilan

Le bilan décrit l’état et la répartition du patrimoine de l’association à une date donnée. Il fait connaître les résultats d’une activité.

   C. Budget prévisionnel

Il s’agit de la prévision des charges et des produits pour l’exercice à venir. Un budget est nécessairement prévisionnel. Il se présente comme un compte de résultat, et doit être équilibré, c’est-à-dire le total des recettes doit être égal à celui des dépenses. Il est en général adopté lors de l’assemblée générale annuelle et il est demandé lors des demandes de soutien financier.

Tableaux modèles de compte de pertes et profits, bilan et budget prévisionnel

Normes Swiss Gaap RPC

Les normes Swiss GAAP RPC ont pour but l’élaboration d’un cadre cohérent et transparent de présentation des comptes annuels des petites et moyennes entités, ainsi que des organisations à but non lucratif.

Leur application par des ONG n’est pas obligatoire mais un nombre croissant d’ONG respectent ces normes. Cette présentation donne une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des résultats afin d’améliorer, notamment, la communication avec les bailleurs de fonds et les autres milieux concernés, tout en facilitant la comparabilité des comptes annuels/états financiers entre les entités et dans le temps.

La norme est composée d’une recommandation suivie d’une explication avec parfois des exemples et un glossaire.

La norme RPC 21, concernant l’établissement des comptes des organisations d’utilité publique à but non lucratif, est particulièrement pertinente pour les ONG.

  Normes comptables pour les ONG : présentation en anglais de Marc Secretan, associé chez PwC et Patrick Wagner, directeur de l’audit chez PwC.

Toute association doit remplir une déclaration fiscale annuelle (cf. “Guide fiscal pour les associations et fondations 2022”). Les organismes au bénéfice d’une exonération restent astreints à la déclaration d’impôts.