Services pour ONG

Le travail en Suisse pour les étrangers est réglementé et un permis de travail doit être obtenu dès le huitième jour d’activité professionnelle (stage y compris) qu’elle soit rémunérée ou non. Les démarches pour obtenir le permis de travail doivent être effectuées par l’employeur auprès de l’autorité cantonale compétente, à Genève l’Office cantonal de la population et de la migration (OCPM).

Les procédures et critères d’octroi de permis de travail diffèrent selon la nationalité, le lieu de résidence et le but du séjour du futur stagiaire.

A. Stagiaire non-résident en Suisse

Citoyen de l’UE/AELE

Des procédures facilitées existent pour les ressortissants des pays de l’Union européenne (UE) et de l’Association européenne de libre-échange (AELE). Toute demande doit être adressée avant le début du stage à l’OCPM par l’employeur via le formulaire M (si le stagiaire réside à Genève) ou en ligne (si le stagiaire est frontalier). Si le stagiaire réside dans le canton de Vaud, la demande doit être adressée au Service de la population du canton de Vaud (SPOP). Si la durée du stage est inférieure à 90 jours, une procédure d’annonce pour les activités de courte durée en ligne est suffisante.

Citoyen d’un pays tiers

Si le stagiaire est citoyen d’un pays tiers, une demande de permis doit être transmise à l’OCPM via le formulaire M. Le future stagiaire doit attendre les autorisations des autorités cantonales et fédérales avant de pouvoir commencer son stage. Il est recommandé de transmettre la demande de permis de 6 à 8 semaines avant le début du stage.

Les conditions cumulatives suivantes doivent être remplies :

• Stage intra-cursus: le stage doit s’inscrire dans le cadre des études. A titre exceptionnel, un stage effectué peu de temps après la fin des études et présentant un intérêt important pour la Genève internationale peut être accepté si un plan de formation est fourni.
• Rémunération: l’ONG doit garantir un revenu mensuel de CHF 2’660 au stagiaire. Soit l’ONG verse directement la rémunération, soit l’ONG s’assure que le stagiaire bénéficie d’une bourse mensuelle de CHF 2’660 octroyée par son université ou un autre organisme pour la réalisation de ce stage. Si le montant de la bourse est inférieur, il appartient à l’ONG de compléter ce montant jusqu’à concurrence de CHF 2’660. A noter qu’une partie raisonnable de la rémunération peut être prise en charge par l’employeur en nature (ex: logement, nourriture, abonnement de transport en commun, cotisations sociales part employé, assurance maladie obligatoire en Suisse). Le montant de CHF 2’660 correspond au budget de dépense mensuelle moyen pour étudier à Genève (source: Université de Genève).
• Durée: la durée du stage ne devrait en général pas excéder 4 mois. A titre exceptionnel, elle peut être supérieure à 4 mois si le stagiaire est étudiant en master et si la demande présente un intérêt important pour la Genève internationale.

B. Résident en Suisse pour étude

Stage faisant partie intégrante des études (intra-cursus)

Les étudiants en possession d’un permis B pour études qui ont la possibilité d’effectuer un stage dans le cadre de leurs études (selon plan d’études) peuvent être autorisés par l’OCPM directement pour autant qu’il n’excède pas la moitié de la formation complète. La demande doit être déposée à l’OCPM au moyen du formulaire E (2ième page), accompagné d’une attestation de l’école qui mentionne que le stage fait partie intégrante des études (ex: stage obligatoire de 3 mois dans le cadre de l’International Organizations-MBA de l’UNIGE) ou rapporte des crédits ECTS. Les étudiants citoyens de l’UE/AELE peuvent débuter le stage dès transmission du formulaire à l’OCPM (ou au Service de la population du canton de Vaud (SPOP) dans le cas où l’étudiant citoyen de l’UE/AELE réside dans le canton de Vaud). Les étudiants citoyens d’un pays tiers doivent solliciter l’autorisation avant la prise d’emploi et attendre la réception de l’autorisation de travail de l’OCPM avant de débuter le stage (quel que soit le canton de résidence de l’étudiant citoyen d’un pays tiers).

Activités accessoires (stage extra-cursus)

Un travail accessoire peut être autorisé si l’étudiant est inscrit dans une haute école suisse ou une haute école spécialisée, que la direction de l’école ou de l’université certifie que cette activité est compatible avec la formation et n’en retarde pas la fin, et que les conditions de rémunération et de travail sont remplies (salaire minimum).

Citoyen de l’UE/AELE

Les étudiants inscrits dans une haute école suisse ou une haute école spécialisée suisse et résident en Suisse (permis B étudiant) qui souhaite exercer un stage ou emploi extra-cursus doivent déposer une demande d’autorisation de travail auprès de l’OCPM (formulaire E – activité accessoire). Cette autorisation permet aux étudiants de travailler au maximum 15 h/semaine durant les périodes de cours et à plein temps pendant les vacances universitaires.

Citoyen d’un pays tiers

Les étudiants extra européens ne peuvent pas exercer d’activité lucrative durant les 6 premiers mois suivant leur arrivée sur le territoire. Après ce délai de carence, les étudiants souhaitant exercer un stage ou emploi extra-cursus doivent effectuer une demande d’autorisation de travail auprès de l’OCPM (formulaire E – activité accessoire). Cette autorisation permet aux étudiants de travailler au maximum 15 h/semaine durant les périodes de cours et à plein temps pendant les vacances universitaires.

Émoluments

L’autorisation de stage ou d’emploi accessoire est soumise à émoluments:  CHF 65.- pour les citoyens de l’UE/AELE et CHF 95.- pour les citoyens d’État tiers. L’employeur agit conjointement et solidairement avec l’employé.

En droit suisse, les rapports de travail durant un stage relèvent du droit du travail, selon les modalités habituelles des contrats de travail. L’employeur est par conséquent tenu de respecter les obligations qui lui incombent en vertu des articles 319 et suivants du Code des obligations et de la loi sur le travail.

En matière d’assurances et de charges sociales, l’employeur est également tenu de respecter les obligations qui lui incombent, en vertu des dispositions prévues dans le droit fédéral et cantonal. Ces obligations concernent les cotisations AVS/AI/APG, l’assurance accident professionnel, l’assurance accident non professionnel, la prévoyance professionnelle.

A. Rémunération

En vertu de l’article 39J, lettre b, de la Loi sur l’inspection et les relations du travail (LIRT), les stages s’inscrivant dans un dispositif de formation ou d’insertion ne sont pas soumis au salaire minimum.

  Stages de formation ou d’insertion reconnus

Tout autre stage doit être considéré comme un emploi soumis au salaire minimum. Fixé à 23.- francs bruts de l’heure à son entrée en vigueur, le salaire minimum selon LIRT a été indexé à 24.32 francs bruts de l’heure au 1er janvier 2024.

B. Assurances sociales & accidents

Le versement d’un salaire implique une affiliation du stagiaire aux différentes assurances sociales obligatoires (c. FAQ “Quelles sont les assurances sociales obligatoires en Suisse?“). Toutefois, des dérogations permettent, dans des cas précis, de ne pas avoir à prélever certaines cotisations sociales. Ainsi, lorsque les revenus n’excèdent pas CHF 2’300 par an, les cotisations aux assurances obligatoires ne seront perçues qu’à la demande de l’assuré. De même, lorsque le stagiaire n’est pas entré dans l’année de ses 18 ans, aucune des charges sociales mentionnées ci-dessus ne doit être prélevée.

En matière de prévoyance professionnelle (LPP), le salaire du stagiaire n’est en principe pas soumis à cotisation, sauf si le contrat est conclu pour une durée supérieur à trois mois, que le stagiaire perçoit d’un même employeur une rémunération supérieure à 1762 francs par mois (valeur 2018) et qu’il est âgé de plus de 17 ans (art. 2 et 7 LPP ainsi que l’art. 1j lettre b OPP2).

En ce qui concerne l’assurance-accident, en vertu de l’article 1a de la loi fédérale sur l’assurance accident (LAA), les stagiaires (tout comme les autres travailleurs occupés en Suisse, y compris les apprentis et les volontaires) doivent être obligatoirement assurés contre les accidents. Ainsi, l’employeur sera dans l’obligation d’assujettir le stagiaire à l’assurance-accident et, de ce fait, de verser une cotisation minimale fixée par la LAA même si le stagiaire ne perçoit aucun salaire (art. 115 alinéa 1 lettre b OLAA).

Le stagiaire est tenu de s’affilier à une caisse-maladie suisse dans un délai de trois mois suivant son entrée en Suisse. Toutefois, si le contrat de stage est inférieur à 3 mois et que la couverture d’assurance maladie du stagiaire est équivalente à l’assurance maladie suisse, l’obligation de s’assurer est levée.

Pour plus d’information, consultez la brochure de l’office fédéral de la santé publique (OFSP), l’assurance-maladie obligatoire en bref.

Le contrat de stage est soumis aux dispositions légales qui régissent le contrat de travail (article 319 et suivants du Code des obligations – CO). Le contrat de stage doit, au minimum, contenir les éléments suivants :

• objectifs de formation et nature de l’occupation (cahier des charges, plan de travail),
• durée du contrat (date de début et de fin du stage),
• durée hebdomadaire de travail,
• personne de référence,
• rémunération versée et liste des avantages offerts par l’organisation (ex: restauration, remboursement des frais de transport et d’hébergement, etc.) ainsi que les modalités de son versement,
• conditions de délivrances d’une attestation de stage,
• nom des parties signataires au contrat (contrat tripartite).