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Il existe trois cas dans lesquels une association est tenue de s’inscrire au registre du commerce:

1. L’association, pour atteindre son but idéal (non économique) exerce une activité en la forme commerciale (art. 61, al. 2 ch. 1 CC);

Est visée ici une activité économique organisée visant un revenu régulier (art. 2 let. a ORC), indépendamment du montant du chiffre d’affaires.

2. L’association est soumise à l’obligation de faire réviser ses comptes (contrôle ordinaire ou contrôle restreint) (art. 61, al. 2 ch. 2 CC);

Conformément à l’article 69b CC, l’association doit soumettre sa comptabilité au contrôle ordinaire d’un organe de révision si, au cours de deux exercices successifs, deux des valeurs suivantes sont dépassées :

1. total du bilan : CHF 10 millions,
2. chiffre d’affaires : CHF 20 millions,
3. effectif : 50 emplois à plein temps en moyenne annuelle. 

Par ailleurs, à teneur de l’article 69b al. 2 CC, l’association doit soumettre sa comptabilité au contrôle restreint d’un organe de révision, si un membre de l’association responsable individuellement (selon les statuts) ou tenu d’effectuer des versements supplémentaires (article 71 CC) l’exige.

3. L’association, à titre principal, collecte ou distribue directement ou indirectement des fonds à l’étranger à des fins caritatives, religieuses, culturelles, éducatives ou sociales (art. 61 al. 2 ch. 3 CC).

Les associations visées par ce troisième cas sont exemptées de l’obligation de s’inscrire au registre du commerce lorsque les conditions cumulatives suivantes sont réunies (art. 90 al. 2 ORC):

1) Durant les deux derniers exercices ni le montant annuel des fonds collectés ni celui des fonds distribués n’ont dépassé CHF 100’000.-;

Le seuil de 100’000 francs s’applique tant au montant des fonds collectés qu’à celui des fonds distribués et doit être examiné séparément. Concrètement, cela signifie qu’une association qui collecte des fonds pour un montant de 80’000 francs et en distribue 60’000 bénéficierait de l’exemption. À l’inverse, une association qui n’effectue pas de collecte de fonds, mais finance au moyen de ses ressources propres des projets caritatifs à l’étranger pour un montant supérieur à 100’000 francs devrait obligatoirement être inscrite au registre du commerce. 

Cela a pour conséquence que durant leurs deux premières années d’existence, les associations nouvellement créées concernées bénéficient de l’exemption.

Pour plus d’information consultez le document “Modification de l’ordonnance sur la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme”.

2) Les fonds sont distribués par un intermédiaire financier au sens de la loi du 10 octobre 1997 sur le blanchiment d’argent, notamment les banques (art. 2 al. 2 let. a LBA);

3) Au moins un représentant de l’association est domicilié en Suisse.

Les associations existantes au 1er janvier 2023, concernées par une inscription obligatoire en vertu du point 3, sont tenues de s’inscrire au registre du commerce dans les 18 mois suivant l’entrée en vigueur de la LBA, à savoir jusqu’au 1er juillet 2024.

Dans les autres cas que ceux cités ci-dessus, l’inscription au registre du commerce n’est pas obligatoire. Une association non soumise à l’obligation d’inscription peut néanmoins s’inscrire au registre du commerce sur une base volontaire. Dans ce cas de figure, si l’association n’a pas de représentant domicilié en Suisse, elle devra produire à l’attention du registre du commerce une déclaration signée par au moins un membre du comité attestant qu’elle n’est pas soumise à l’obligation d’inscription au registre du commerce (art. 90a al. 4 ORC).

Les conséquences de l’inscription d’une association au registre du commerce différent selon que l’inscription est obligatoire ou volontaire.

• Effet déclaratif de l’inscription (art. 60 CC): L’inscription au registre du commerce ne joue aucun rôle dans l’acquisition de la personnalité juridique de l’association
• Obligation de mise à jour (art. 933 CO): Toute modification de faits inscrits au registre du commerce doit elle aussi être inscrite (statuts, direction, représentants, domicile social, éventuel organe de révision…).
• Faillite (art. 39, al. 1, ch. 11, LP)
• Radiation de l’inscription: Si l’association est inscrite au registre du commerce, la dissolution est déclarée par le comité (ou par le juge) au registre du commerce et inscrite (art. 79 CC). Les appels aux créanciers et le consentement des autorités fiscales sont nécessaires (art. 93 cum 65 ORC). La radiation est requise et opérée après la fin de la liquidation, à savoir après le délai d’une année suivant la date du 3^ème appel aux créanciers publié dans la FOSC (art. 58 CC cum 913 CO qui renvoie aux art. 739 ss CO).

S’ajoutent les conséquences suivantes en cas d’inscription obligatoire:

• Obligation de tenir une liste des membres (art. 61a CC): Les associations tenues de s’inscrire au registre du commerce doivent tenir une liste des membres où sont mentionnés soit le prénom et le nom (si le membre est une personne physique), soit la raison sociale et l’adresse (si le membre est une personne morale) de chaque membre. Les associations doivent tenir cette liste de manière à ce qu’il soit possible d’y accéder en tout temps en Suisse, et elles conservent les informations relatives à chaque membre pendant 5 ans après la radiation du membre concerné.
• Obligation d’avoir au moins un membre domicilié en Suisse doté du pouvoir de représentation (art. 69 al. 2 CC): Les associations tenues de s’inscrire au registre du commerce doivent pouvoir être représentées par une personne domiciliée en Suisse. Cette personne doit avoir accès à la liste des membres.
• Obligation de tenir une comptabilité en la forme commerciale (art. 69a CC; art. 957, al. 1, ch. 2 CO)
• Les dispositions du droit de la société anonyme régissant la menace d’insolvabilité et le surendettement ainsi que la réévaluation des immeubles et des participations s’appliquent par analogie aux associations tenues de requérir leur inscription au registre du commerce (art. 69d CC).

L’inscription au registre du commerce se fait par l’envoi par courrier postal ou électronique d’une « réquisition d’inscription » accompagnée des pièces justificatives.

Réquisition d’inscription

Rédiger en français un courrier intitulé « réquisition d’inscription » contenant les informations suivantes concernant l’association (article 92 ORC):

• son nom et le cas échéant son numéro d’identification des entreprises (IDE);
• son siège et son domicile;
• sa forme juridique;
• la date de fondation, si elle est établie;
• la date des statuts en vigueur;
• son but;
• ses ressources (par ex. cotisations des membres, dons, subventions, rendement de la fortune de l’association ou de son activité, etc.);
• (en cas de responsabilité personnelle des membres ou d’obligation d’effectuer des versements supplémentaires, un renvoi aux statuts pour les détails);
• (le cas échéant, le fait qu’elle n’est pas soumise à l’obligation d’inscription au sens de l’art. 61, al. 2, CC et qu’elle n’est pas représentée par une personne domiciliée en Suisse);
• le ou les membre(s) du comité (nom, prénom, commune d’origine (si de nationalité suisse) ou nationalité (pour les étrangers) et commune de domicile) ainsi que leur mode de signature (individuelle ou collective) et leur fonction éventuelle (président, etc.);
• si besoin les autres personnes habilitées à représenter l’association (nom, prénom, commune d’origine (si de nationalité suisse) ou nationalité (pour les étrangers) et commune de domicile) ainsi que le mode signature;
• (lorsque l’association procède à un contrôle ordinaire ou à un contrôle restreint, l’organe de révision).

Si l’association ne possède pas ses propres locaux, l’inscription au registre du commerce est tenue de spécifier chez qui elle est domiciliée. Le domiciliataire doit fournir une déclaration en vertu de laquelle il octroie, au lieu de son adresse, un domicile à l’association.

La réquisition d’inscription doit être datée et signée par deux membres du comité, ou un membre du comité autorisé à représenter l’association par sa signature individuelle.

Modèle de réquisition d’inscription au registre du commerce pour une association

Pièces justificatives (article 90a ORC)

1. statuts de l’association datés et signés par un membre du comité au moins;
2. procès-verbal de l’assemblée générale qui approuve les statuts et désigne les personnes à inscrire (signé par le président et le rédacteur);
3. preuve que les membres du comité et/ou autres représentants ont accepté leur nomination s’ils n’ont pas signé la réquisition (acceptation écrite par la personne à inscrire);
4. le cas échéant, acceptation de domiciliation (par le domiciliataire);
5. le cas échéant, la liste des membres (signée par un membre du comité);
6. signatures légalisées;
7. copie d’une pièce d’identité valable pour toutes les personnes à inscrire, et attestation de domicile émise par la commune de résidence pour les personnes à inscrire domiciliées en Suisse (à l’exception du canton de Genève).

Tous les documents en langue étrangère (notamment statuts et procès-verbaux) doivent être accompagnés d’une traduction en français (article 20 ORC).

Légalisation des signatures

Les signatures des personnes habilitées à représenter l’association doivent être légalisées par un notaire, avec apostille en cas de légalisation à l’étranger, ou auprès du registre du commerce.

Mode d’inscription

Le dépôt du dossier complet est effectué par courrier (poste) ou par voie électronique. Le dépôt électronique est opéré par PrivaSphere ou par Incamail (recommandé électronique) uniquement. L’envoi par email, même de documents signés électroniquement n’est pas autorisé.

Dans le cas d’un dépôt du dossier par courrier postal, la signature des documents est nécessairement manuscrite (format papier). Dans le cas d’un dépôt par voie électronique, la signature est obligatoirement électronique (via l’un des logiciels agréés).