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Questions fréquentes (FAQ)


Quelle est la définition de l'organisation non gouvernementale (ONG)?

 

L'organisation non gouvernementale (ONG) se définit comme une institution indépendante créée par un acte relevant du droit interne privé, poursuivant un but non lucratif d'utilité internationale, exerçant une activité attestée dans deux pays au moins.

 

Il est utile de préciser qu'il n'existe aucune définition reconnue au niveau international.

 

L'association est considérée par la loi comme une personne morale disposant d'une personnalité juridique propre et jouit donc de l'exercice des droits civils.

 

Non lucratif ne signifie pas que l'association doit renoncer au bénéfice, mais que celles-ci a l'obligation de les réinvestir dans l'association pour lui permettre d'atteindre facilement le but qu'elle s'est fixée.

 

Pour de plus amples informations au sujet de la création, nous vous suggérons de consulter le chapitre: création - transfert.

 

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Qui peut devenir membre?

 

Toute personne possédant l'exercice des droits civils peut devenir membre d'une association.

Les conditions d'adhésion sont en principe rédigées dans les statuts. (Voir: "Modèle de statuts")

On dit de quelqu'un qu'il a l'exercice des droits civils dès lors qu'il ou elle est majeur(e) et capable de discernement.

Un(e) mineur(e) peut être membre d'une association et exercer son droit de vote sans le concours de son représentant légal. Toutefois, la personne mineure ne peut être impliquée dans des décisions impliquant un engagement personnel financier allant au-delà du montant que le représentant légal laisse à sa libre disposition.

 

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Quelle est la responsabilité civile de l'association?

 

La responsabilité civile d'une personne morale est régie notamment par l'article 75a du Code civil suisse.

Les membres de l'association, de même que les membres du Comité, ne sont pas responsables personnellement des dettes et obligations contractées par l'association, ni des dommages causés dans le cadre des activités menées par celles-ci.

La responsabilité civile et pénale des membres du Comité ne peut être invoquée pour les fautes commises par l'association s'ils ont agi en son nom.

En revanche leur responsabilité pénale peut être retenue s'ils ont sciemment commis certaines imprudences ou violé la loi (vol, abus de biens, abus sexuels, etc.)

La responsabilité financière des membres se limite au montant de la cotisation. Les créanciers ne peuvent donc pas poursuivre les membres d'une association.

L'association met en jeu sa responsabilité et répond civilement de négligence ou imprudence ou des dommages qu'elle a causés à un tiers. C'est pourquoi elle doit contracter des assurances. (Voir: "A quelles assurances l'ONG devrait-elle souscrire?")

Il existe trois exceptions:

 

  • Les statuts peuvent prévoir une responsabilité financière des membres.
  • Les membres du Comité sont personnellement responsables envers les tiers des fautes commises dans l'exercice de leur fonction ayant entraîné un dommage à autrui (art 55 al.3).
  • Le membre du comité qui aurait violé ses obligations envers l'association peut être tenu à réparation. Il s'agit du devoir de diligence envers la personne morale.

 

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Quels éléments l'ordre du jour de l'assemblée générale constitutive de l'association doit-il mentionner?

 

«Nom de l'association» du «date» à «lieu»

 

  1. Accueil et bienvenue
    Le futur président (ou la future présidente) souhaite la bienvenue, salue l'assemblée, lit la liste des personnes excusées et fait circuler une liste de présences.
  2. Présentation des buts de l'Association
    Résumé du projet (raisons, historique, pourquoi avoir créé une association...).
  3. Adoption des statuts
    Article par article, les statuts sont discutés puis votés avec ou sans modification. A la fin, les statuts sont adoptés dans leur intégralité.
  4. Election des membres du Comité
    Les personnes qui souhaitent participer au Comité se présentent à l'assemblée, qui procède à l'élection selon le système choisi (majoritaire par exemple).
  5. Election des vérificateurs des comptes
    Les personnes qui acceptent de se proposer comme vérificateurs des comptes se présentent à l'assemblée qui procède à leur élection. Les vérificateurs des comptes ne peuvent être membres du Comité.
  6. Fixation du montant des cotisations
    L'assemblée détermine (par vote) le montant des cotisations.
  7. Discussion sur le programme d'activités de l'Association
    Le Comité (fraîchement élu) présente les futures activités de l'association.
  8. Adoption du budget de l'Association
    Le Comité présente le budget pour l'année en cours.
  9. Divers, propositions individuelles
    A traiter l'une après l'autre.

 

A l'issue de l'Assemblée générale nous aurons le plaisir de vous convier à un apéritif


Le Secrétaire:                                               Le Président:

 

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Quels éléments l'ordre du jour d'une assemblée générale ordinaire doit-il mentionner?

 

La convocation mentionnant l'ordre du jour doit être adressée par le Comité à chaque membre au moins 10 jours à l'avance. Aucune forme n'est prescrite par le droit suisse.

Ordre du jour de l'assemblée générale de «nom de l'association» du «date» à «lieu»

 

  1. Accueil et bienvenue
  2. Approbation de l'ordre du jour
  3. Adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale
  4. Présentation du rapport d'activité
  5. Adoption du rapport d'activité
  6. Présentation du rapport des comptes du précédent exercice par l'organe des comptes
  7. Approbation du rapport des comptes
  8. Adoption du programme d'activité de l'association (pour l'année suivante)
  9. Facultatif : révision du montant des cotisations
  10. Adoption du budget de l'Association et décharge est donnée au comité et aux vérificateurs des comptes.
  11. Elections:
    1. des membres du comité («Liste des membres élus ou réélus»)
    2. de(s) vérificateur(s) des comptes ou d'un contrôleur aux comptes externe («Noms des personnes élues»)
  12. Divers, propositions individuelles.


Plus personne ne demandant la parole, le/la président/e lève la séance en remerciant tous les membres de leur participation.

A l'issue de l'Assemblée générale nous aurons le plaisir de vous convier à un apéritif.
 

Le Secrétaire:                                              Le Président: 


Annexes:

  • Procès verbal de la dernière Assemblée générale
  • Rapport d'activité
  • Rapport financier
  • Budget
  • Tout autre document facilitant la décision des membres durant l'Assemblée générale.

 

(Voir: "Comment rédiger un procès verbal?")

 

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Comment rédiger un procès verbal?

 

Il est obligatoire de rédiger un procès verbal de toute Assemblée générale constitutive, ordinaire ou extraordinaire. Aucune forme n'est prescrite par le droit suisse.

Procès-verbal (PV) de l'AG de l'Association «nom de l'association» du «date» à «lieu»

Présents : «Liste des personnes présentes»
Excusés : «Liste des personnes excusées»
Absents : «Liste des personnes absentes»
Président(e) la séance : «Nom de la personne»
Rédaction du PV : «nom de la personne»

Début de la séance (exemple) : 17h30                             Fin de la séance (exemple) : 19h15
________________________

Le procès verbal mentionnera :

  • l'ordre du jour
  • toutes les décisions prises durant l'assemblée générale.

 

Le Secrétaire:                                              Le Président: 

PS: Le PV mentionne, en général, l'adresse de l'association.

 

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Comment rédiger un business plan ?

 

L’élaboration d’un business plan pour une ONG aide à poser la stratégie de votre organisation. Il s'agit d'un document de référence fournissant des renseignements complets sur les points essentiels de l'activité de votre ONG.

Vous pouvez vous inspirer des exemples dédiés aux entreprises. Le portail PME de la Confédération suisse propose différents modèles de business plan.

 

Le guichet PME du canton de Genève vous donne également des conseils. Le guide du créateur peut également vous être utile.

 

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Quel est le droit suisse du travail?

 

Vous pouvez consulter le droit suisse du travail sur la page du CAGI. Vous y trouverez des informations utiles sur le contrat de travail.

Les ressortissants européens et extra-européens peuvent obtenir des informations complémentaires sur la page permis de travail.

 

Pour obtenir une indication des salaires en Suisse, vous pouvez consulter le calculateur de salaire en ligne pour le Canton de Genève sur le site Internet de l'Observatoire genevois du marché du travail.

 

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Quelles sont les exigences en matière de comptabilité?

 

Depuis le 1er janvier 2008, les autorités ont clarifié certaines règles de gouvernance en instituant notamment l'obligation de tenir une comptabilité et de procéder à un audit des comptes selon la taille des organisations et non plus selon leur forme juridique.

Association

Le Comité doit tenir régulièrement une comptabilité. Les livres comptables (inventaire, compte d'exploitation et bilan annuel) doivent être complets, clairs et faciles à consulter, afin que les personnes intéressées puissent se rendre compte aussi exactement que possible de la situation économique de l'entité (art. 959 CO).

Les comptes sont exprimés en francs suisses (art 960 al.1 CO) et sont conservés au minimum pendant 10 ans. Il est donc important de garder tous les justificatifs. Le Code des obligations s'applique par analogie aux dispositions du CO relatives à la société anonyme.

  • Les associations sont en général soumises au contrôle restreint des comptes, soit par un auditeur, si un membre de l'association l'exige. Dans les autres cas, les statuts et l'Assemblée générale peuvent organiser le contrôle librement.
  • L'association est soumise au contrôle ordinaire des comptes si au cours de deux exercices successifs, deux des valeurs suivantes sont dépassées:

    • Total du bilan > CHF 10 millions
    • Chiffre d'affaire > CHF 20 millions
    • Effectif > 50 emplois à plein temps en moyenne annuelle

 

Dans le cadre du contrôle ordinaire des comptes, les auditeurs vérifieront non seulement la conformité des comptes aux dispositions légales et statutaires, mais également l'existence d'un système de contrôle interne.

 

Fondation

Les fondations ont toujours l'obligation de désigner un organe de révision des comptes. Cet organe doit être inscrit au Registre du commerce.

L'organe de révision peut obtenir une dispense de la part de l'Autorité de surveillance si ces deux conditions cumulatives sont respectées:

  • Total du bilan au cours deux exercices successifs est inférieur à CHF 200'000,--
  • Aucune collecte publique n'a été effectuée


Il est obligatoire de nommer un réviseur particulièrement qualifié si:

 

  • la fondation procède à des collectes publiques / dons / libéralités au-delà de CHF 100'000,--  au cours de deux exercices successifs
  • deux des valeurs suivantes sont dépassées:

 

  • Total du bilan > 10 millions de francs
  • Chiffre d'affaire > 20 millions de francs
  • Effectif > 50 emplois à plein temps en moyenne annuelle

 

  • Elle doit établir des comptes de groupe
  • Elle est débitrice d'un emprunt par obligations


Pour davantage d'informations, vous pouvez consulter:

 

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Comment présenter la comptabilié (compte de pertes et profits, bilan  et budget prévisionnel)?

Les associations sont tenues à une simple comptabilité de trésorerie, mais il est nettement préférable de produire, dès le départ, des comptes annuels (un compte de résultat, un bilan et un budget prévisionnel).

 

Il est important que les comptes mentionnent le nom de l'ONG, le titre du document, la date de l'exercice. Les comptes doivent également être en francs suisses.

 

Exemple de compte de pertes et profits (compte de résultat)

Le compte de résultat est un document comptable synthétisant l'ensemble des charges et des produits d'une association pour une période donnée. Ce document donne le résultat net, c'est à dire ce que l'association a gagné (bénéfice) ou perdu (perte) au cours de la période. Le résultat de cette période s'inscrit au bilan.

 

Compte de pertes et profits de "nom de l'ONG"

Exercice de l'année ...

 

Produits d'exploitation

   année n                     année n1

Prestations de services

 x x

Dons et legs

 x x

Cotisations

 x x

Subventions publiques

 x x

Produits financiers

 x x

Partenariat

 x x

Ventes de marchandises

 x x

Autres produits

 x x

TOTAL / PRODUITS

 X X


Charges d'exploitation

                                                 année n                    année n1

 

Salaires

 x x
 

Charges sociales

 x x
 

Frais de formation

 x x
 

Frais de représentation

 x x
 

Achats divers

 x x
 

Loyer et charges

 x x
 

Fournitures de bureaux

 x x
 

Frais postaux et téléphones

 x x
 

Assurances

 x x
 

Entretien / réparatation

 x x
 

Communication

 x x
 

Publication / Documentation

 x x
 

Dépenses de projets

 x x
 

Autres

 x x
 

TOTAL / CHARGES

 X X


Résultat d'exploitation

 

Produits

 X X

Charges

 X X

Excédent ou déficit

 X

X

 

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Exemple de Bilan

 

Le bilan décrit l'état et la répartition du patrimoine de l'association à une date donnée. Il fait connaître les résultats d'une activité.

 

Bilan de "nom de l'ONG"

Exercice de l'année ...

 

ACTIF

          année n         
         année n1         

ACTIFS CIRCULANTS

            
 

Actifs de trésorerie

    

Liquidités

            
             

Caisse

          x             x

Compte bancaire

          x             x

Compte postal

          x             x

Total des liquidités

          x             x

Actifs d'exploitation

    

Créances

          x             x

Stocks

          x             x

Produits à recevoir

          x             x

Autres actifs circulants

          x             x

Total de l’actif circulant

          x             x

ACTIF IMMOBILISE

    

Immobilisations corporelles (mobilier, installation informatique, véhicule, etc.)               

          x             x

Immobilisations incorporelles

           
            

Droits d'auteur

          x             x

Amortissement

          x             x

Immobilisations financières (prêt, titre, portefeuille d'obligation, etc.)

          x             x

Total des actifs immobilisés

           x             x

TOTAL DE L’ACTIF

           x             x

 

PASSIF

    

CAPITAUX ETRANGERS A COURT TERME                            

   

Dettes de trésorerie

    

Découvert bancaire

           x          x         

Dettes d'exploitation

    

Créanciers fournisseurs

           x          x

Charges à payer

           x          x

Provisions

           x          x

CAPITAUX PERMANENTS

    

Dettes à long terme

           
           

Emprunt

           x         
         x           

Capitaux propres

            
             

fonds affectés

    

Fonds affectés à des projets

             x               x

fonds libres

    

Capital

             x               x

Réserve

             x               x

Résultat de l’exercice

             x               x

TOTAL DU PASSIF

             x               x

Pour davantage d'information, vous pouvez consulter l'exemple de bilan du portail PME de la Confédération suisse.

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Exemple de budget prévisionnel

Il s'agit de la prévision des charges et des produits pour l'exercice à venir. Un budget est nécessairement prévisionnel. Il se présente comme un compte de résultat, et doit être équilibré, c'est-à-dire le total des recettes doit être égal à celui des dépenses. Il est en général adopté lors de l'assemblée générale annuelle et il est demandé lors des demandes de soutiens financiers.

 

Budget prévisionnel de "nom de l'ONG"

Exercice du ... au ...

 

RECETTES


Cotisations                                                                  x

Dons et legs                                                                x

Prestations de services                                               x

Ventes de marchandises                                             x

Produits financiers                                                       x

Subventions publiques

Ville de Genève                                                    x

République et canton de Genève                         x

Confédération suisse                                           x

Autres                                                                  x

 

Autres Recettes                                                           x

Total des Recettes                                                      x

 

DEPENSES

 

Frais administratifs

Salaires                                                                x

Charges sociales                                                  x

Frais de formation                                                x

Frais de représentation                                        x

Achats divers                                                        x

Loyer et charges                                                   x

Fournitures de bureaux                                        x

Frais postaux et téléphones                                 x

Entretien / réparation                                          x

Assurances                                                           x

Communication                                                     x

 

Autres                                                                   x

Dépenses de projets

Projets A                                                               x

Projets B                                                               x

Projets C                                                               x

Autres charges de gestion courante

Charges financières                                              x

Intérêts bancaires                                                x

Dotations aux amortissements et provisions        x

Autres                                                                   x

Total des dépenses

 

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Les normes Swiss Gaap RPC sont-elles obligatoires en Suisse?

 

Ces normes ont pour but l'élaboration d'un cadre cohérent et transparent de présentation des comptes annuels des petites et moyennes entités, ainsi que des organisations à but non lucratif.
 
Ces recommandations sont édictées par la Fondation RPC. Leur application par des ONG n'est pas obligatoire. Cependant, de plus en plus d'ONG respectent ces normes. Cette présentation donne une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des résultats afin d'améliorer, notamment, la communication avec les bailleurs de fonds et les autres milieux concernés, tout en facilitant la comparabilité des comptes annuels/états financiers entre les entités et dans le temps.

La norme est composée d'une recommandation suivie d'une explication avec parfois des exemples et un glossaire.

La norme RPC 21 concernant l'établissement des comptes des organisations sociales d'utilité publiques à but non lucratif vous intéressera tout particulièrement. Vous pouvez consulter en ligne les différentes normes Swiss Gaap RPC sur le site internet de la Fondation RPC.

Pour davantage d'informations, vous pouvez consulter:

 

 

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L'ONG est-elle assujettie à la TVA?

 

La TVA est régie par la Loi fédérale régissant la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA) du 2 septembre 1999. Vous pouvez consulter les différentes brochures explicatives sur le site internet de l'Administration fédérale des contributions. Nous vous recommandons de consulter tout particulièrement la brochure n° 540-21 portant sur les organisations d'entraide, institutions sociales et caritatives.

 

Pour toute information complémentaire, vous pouvez contacter la Division principale de la taxe sur la valeur ajoutée.

 

Assujettissement

 

Que dit la loi? "Est assujetti à l’impôt quiconque exploite une entreprise, même sans but lucratif et quels que soient sa forme juridique et le but poursuivi, s’il n’est pas libéré de l’assujettissement en vertu de l’al. 2."
(art. 10 al. 1 LTVA)

 

Est libéré de l’assujettissement visé à l’al. 1 quiconque:

"réalise sur le territoire suisse, au titre de société sportive ou culturelle sans but lucratif et gérée de façon bénévole ou d’institution d’utilité publique, un chiffre d’affaires inférieur à 150 000 francs provenant de prestations imposables qu’il fournit, pour autant qu’il ne renonce pas à être libéré de l’assujettissement. Le chiffre d’affaires se calcule sur la base des contreprestations convenues (hors impôt)." (art. 10 al. 2c LTVA).

 

Il faut que l'association soit au bénéfice de l'exonération fiscale.

 

S'agit-il d'un chiffre d'affaires imposable?

 

Le chiffre d'affaires imposable comprend toutes les recettes encaissées pour des prestations fournies par l'association et qui sont soumises à la TVA. Si les prestations fournies sont payées en nature (biens, prestations), la valeur de ces biens ou de ces prestations fait partie du chiffre d'affaires.

Si les montants sont versés par une institution d'utilité publique ou par une personne privée, on considère qu'il s'agit d'un don ne faisant pas partie du chiffre d'affaires imposable même si l'institution d'utilité publique ou la personne privée est mentionnée, sous une forme neutre, ou remerciée dans une publication, ou si le logo de l'institution est rendu public.

Les recettes provenant des cotisations versées par les membres ne sont pas soumises à la TVA. Les entrées à des manifestations culturelles ou sportives ne sont en principe pas non plus soumises à la TVA.

Les subventions et autres contributions des pouvoirs publics ne font pas partie de la contre-prestation, même lorsqu'elles sont versées sur la base d'un mandat de prestations. Sont réputées subventions et autres contributions des pouvoirs publics les prestations en argent ou appréciables en argent qui ne sont pas versées dans le cadre d'un échange de prestations.

 

Si l'association ne réalise pas un chiffre d'affaires annuel d'au moins CHF 150'000,-- par année, elle n'est pas assujettie à la TVA.

Chiffre d'affaire > 150'000 CHF

 

Si l'association réalise un chiffre d'affaires imposable dépassant CHF 150'000,-- par année, vous devez vous annoncer par écrit à l'administration fédérale des contributions, Division principale de la TVA, sauf si  votre association bénéficie d'une exonération fiscale.


Vous pouvez commander le questionnaire pour l'enregistrement comme contribuable TVA sur le site de l'Administration fédérale des contributions.

 

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Quelles sont les assurances sociales obligatoires en Suisse?

 

Les assurances maladie (AMal) et accidents (AA) sont obligatoires en Suisse et à la charge de tout personne physique vivant en suisse. (voir "Assurance maladie et accident").

 

Pour davantage d'information, veuillez contacter le Service de l'assurance maladie (SAM).

 

La contribution aux régimes de sécurité sociale suivantes est obligatoire en Suisse:
 

 

Contribution AVS / AI / APG / AC / AF / Amat:

Taux indicatifs, valables à partir du 1er Janvier 2011:

(référence: Caisse cantonale genevoise de compensation)

 AVS

 8,40 %

 4,20% à la charge du salarié et 4,20% de l'employeur

 AI

 1,40 %

 0,70% à la charge du salarié et 0,70% de l'employeur

 APG

 0,50 %

 0,25% à la charge du salarié et 0,15% de l'employeur

 Sous-total

 10,30 %

 Idem 5,15% à la charge de l'employeur

 AC

 2,20 %

 1,10% à la charge du salarié et 1,00% de l'employeur

 AF

 1,40 %

 à la charge exclusive de l'employeur

 Amat

 0,09%

 0,045% à la charge du salarié et 0,02% de l'employeur

 Frais d'administration

 0,27 %

 Sur le total du salaire versé

 à la charge exclusive de l'employeur

 

L'assurance militaire est financée par le budget fédéral.

La prévoyance professionnelle (PP) est obligatoire pour les salariés gagnant plus de CHF 20,880.- par an.


A côté de l'AVS et du 2e pilier, il y a encore la prévoyance privée, le 3e pilier.


Pour davantage d'information, veuillez consulter les sites des institutions suivantes:

 

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A quelles assurances l'ONG devrait-elle souscrire?

 

La plus importante est la couverture de responsabilité civile (RC), qui est obligatoire.
La RC d'une organisation couvre, en principe, le risque de dommages que vous pourriez occasionner involontairement, soit à une personne, soit à la propriété d’une personne, qu’elle soit morale ou physique.

 

Une extension de la couverture RC pour un événement particulier peut être demandé ou inclus dans la police.

 

Une ONG est libre de choisir des assurances complémentaires qui ne sont pas obligatoires:

 

  •  l'assurance perte de gain maladie (APG maladie). Un employeur est obligé de payer le salaire d'un employé, même en cas de maladie, au moins pour une certaine période (échelle de Berne). Cette couverture est donc une mesure de sécurité intéressante, tant pour les employeurs que pour les employés. Pour davantage d'information, vous pouvez consulter la brochure des HUG.


Pour plus d'informations, nous vous conseillons de contacter directement l'Association  Suisse des Assurances. Vous pouvez également consulter le chapitre relatif à la responsabilité et le guide des assurances sociales sur le site de l'Office fédéral des assurances sociales (OFAS).

 

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Comment peut-on protéger le nom, l'abréviation et le logo d'une ONG en Suisse?

 

Le nom, le sigle et le logo sont considérés comme une marque. Une marque n'est pas protégée que si elle n'est pas enregistrée comme une marque. L'administration et l'enregistrement des marques suisses dépendent de la décision de l'Institut Fédéral de la Propriété Intellectuelle (IPI).

WIPO GOLD est une ressource publique gratuite permettant d'accéder directement aux collections mondiales de données relatives à la propriété intellectuelle de l’OMPI. Elle vise à faciliter l’accès universel à l’information en matière de propriété intellectuelle.

                                                                                                    

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