La demande en ligne doit être effectuée au minimum deux semaines avant l'arrivée à Genève, considérant que vous avez tous les documents en votre possession:

• un délai supérieur à un mois est recommandé en périodes de congrès,
• toute demande reçue le vendredi ou la veille d'un jour férié après 12h (heure de Genève) sera traitée le jour ouvrable suivant.

Une demande de soutien à l'hébergement transmise hors délais ou incomplète peut avoir un impact sur le soutien éventuel à l'hébergement par le Service Accueil Délégués (ci-après le Service).

PROCÉDURE PAR ÉTAPES

1. Compléter le formulaire en ligne

Compléter le formulaire et vérifier la réception du courriel automatique du Service confirmant le dépôt de la demande en ligne, incluant un rappel des documents à transmettre et une copie du formulaire complété (en fichier pdf).

2. Transmettre les documents

Les documents peuvent être téléchargé à la fin de la demande en ligne, ou envoyés par courriel à delegates.cagi@etat.ge.ch.

Format de nommage: n° du document_initiale prénom_nom de famille complet = 01_JR_DOE

1. Lettre d’invitation et/ou accréditation
2. Passeport
3. Plan de vol
4. Objectifs et programme du séjour
5. Source de financement et montant
6. Budget pour le séjour (détail des dépenses: hébergement, repas, visa, assurance, billet d'avion, voyage interne, etc.)
7. Visa*

* En l'absence du visa, n'hésitez pas à effectuer votre demande de soutien à l'hébergement.
Si la demande de visa est en cours, veuillez informer le CAGI de la date du rendez-vous.
Le visa doit être transmis dès son obtention.

Seule la remise du dossier complet (sauf visa en cours) permet la recherche d'un hébergement, effectuée par le Service. Le choix de l'hôtel dépend des disponibilités et des tarifs proposés pour la période de séjour. Le CAGI est le seul contact avec l’hôtel et ne peut reprendre une réservation effectuée au préalable.

3. Confirmer les conditions de réservation 

Le délégué confirme par retour de courriel les conditions de réservation envoyée par le Service, en indiquant " Conditions lues et approuvées". Ce message inclus:

• le descriptif de l'hôtel et les prestations,
• le montant de la contribution à payer par personne et par nuit,
• les informations pratiques pour les déplacements à Genève.

Toute modification doit immédiatement être communiquée au Service Accueil Délégués par courriel à delegates.cagi@etat.ge.ch. Afin d'éviter des frais d’hôtel, les conditions suivantes s'appliquent :

• annulation sans frais, jusqu’à 3 jours avant l’arrivée prévue,
• passé ce délai, CHF 120.-/jour sera en principe facturé en cas d'absence non justifiée, afin de ne pas diminuer le soutien global que le Service pourrait offrir à d'autres délégués.

Le CAGI se réserve le droit d'annuler la totalité de la réservation si la procédure n'est pas respectée et de facturer des frais au délégué en cas de modification tardive ou non justifiée.

4. Payement du séjour

le payement de la contribution doit être effectué en franc suisse (CHF) durant votre séjour, directement à nos bureaux, ouvert du lundi au vendredi de 9h à 12h / de 14h à 17h, sur rendez-vous entre 12h et 14h.

Tous les renseignements personnels communiqués au Service Accueil Délégués sont uniquement destinés à son propre usage. Seules sont transmises les données légalement obligatoires pour l’enregistrement auprès d’un hôtel.