Pour rappel, la demande en ligne doit être effectuée au minimum un mois avant l'arrivée à Genève. Un délai supérieur est fortement recommandé.

PROCÉDURE PAR ÉTAPES

1. Compléter le formulaire

Compléter le formulaire en ligne. Après avoir soumis votre demande en ligne, vous recevrez un courriel automatique du Service Accueil Délégué confirmant votre demande incluant un rappel des documents à transmettre.

2. Transmettre les documents

Si les documents n'ont pas été téléchargés lors de la demande en ligne, ceux-ci doivent être envoyés par courriel à delegates.cagi@etat.ge.ch.

1. Lettre d’invitation et/ou accréditation
2. Passeport
3. Visa: merci de nous informer de la date du rendez-vous auprès de l'entité émettrice ou de son obtention

Seule une demande dûment complétée en ligne permet la recherche d'un hébergement effectuée par le Service Accueil Délégué, qui  est le seul interlocuteur avec l’hôtel. Le Service ne peut reprendre une réservation effectuée au préalable. Le choix de l'hôtel partenaire dépend des disponibilités et des tarifs proposés pour la période de séjour.

3. Valider les conditions de réservation au plus tard 2 semaines avant votre arrivée 

Le Service vous envoie les conditions de réservation ainsi que le montant de la contribution à payer par nuit. Vous ne recevrez pas de confirmation de réservation de la part de l'établissement hôtelier, mais toutes les informations nécessaires à votre réservation sont transmises à l'établissement hôtelier*.

Pour finaliser votre demande, vous devrez valider par retour de courriel les conditions de réservation en indiquant "Conditions lues et approuvées" au plus tard 2 semaines avant votre arrivée.

Toute modification doit être communiquée au Service trois jours avant la date d’arrivée prévue par courriel à delegates.cagi@etat.ge.ch afin d'éviter des frais hôteliers.

En cas d’annulation ou modification tardive et sans justificatif valable, des frais d’annulation forfaitaires vous seront facturés (CHF 120 par nuit).

Le CAGI se réserve le droit d'annuler la totalité de la réservation en cas de non-respect de la procédure ou du règlement de l'établissement hôtelier.

4. Paiement du séjour

Le paiement de votre séjour doit être effectué en franc suisse ou par carte, dans nos bureaux, selon nos horaires d’ouverture.

5. Responsabilité du demandeur

Le CAGI se base sur les informations transmises lors de votre demande et se réserve le droit de prendre toute mesure jugée nécessaire à l'encontre de toute personne qui n'aurait délibérément pas transmis des informations exactes.

*Les renseignements personnels communiqués sont uniquement destinés à l'usage du Service. Seules sont transmises les données légalement obligatoires pour l’enregistrement auprès d’un hôtel (nom, prénom, nationalité, n° de passeport, date de naissance).