Service Accueil Délégués

Delegates Welcome Service

Servicio Acogida Delegados

 

PROCÉDURE DE DEMANDE DE GROUPE

Pour rappel, la demande en ligne doit être effectuée au minimum un mois avant l'arrivée à Genève. Un délai supérieur est fortement recommandé.

Les demandes de groupe doivent être centralisées par un seul coordinateur, qui est l'unique interlocuteur avec le Service Accueil Délégués. Le coordinateur peut être un stagiaire qui travaille au moins pour une durée de 6 mois dans l'organisation

PROCÉDURE PAR ÉTAPES

1. Compléter le formulaire

Compléter le formulaire en ligne. Après avoir soumis votre demande de groupe en ligne, vous recevrez un courriel automatique du Service Accueil Délégué confirmant votre demande incluant un rappel des documents à transmettre.

2. Transmettre les documents

Les documents à transmettre pour chaque participant doivent être envoyés par courriel à delegates.cagi@etat.ge.ch par le coordinateur.

  • Fichier Excel relatif aux participants du groupe
  • Lettre d’invitation
  • Passeport
  • Visa: merci de nous informer de la date du rendez-vous auprès de l'entité émettrice ou de son obtention
  • Le Service peut vous demander tout complément d'information utile à votre requête.

Compléter le tableau Excel sans modifier le format et en évitant le copier/coller des données. Seuls les champs à compléter sont accessibles à l'écriture, les autres cellules sont verrouillées. Utilisez les menus déroulants et respecter le format pour les dates (jj.mm.aaaa).

Seule une demande dûment complétée en ligne permet la recherche d'un hébergement effectuée par le Service Accueil Délégué, qui  est le seul interlocuteur avec l’hôtel. Le Service ne peut reprendre une réservation effectuée au préalable. Le choix de l'hôtel partenaire dépend des disponibilités et des tarifs proposés pour la période de séjour.

2. Valider les conditions de réservation au plus tard 2 semaines avant l'arrivée

Le Service envoie au coordinateur les conditions de réservation des délégués du groupe ainsi que le montant de la contribution à payer par nuit et par délégué. Vous ne recevrez pas de confirmation de réservation de la part de l'établissement hôtelier, mais toutes les informations nécessaires à leur réservation sont transmises à l'établissement hôtelier*.

Pour finaliser la demande, le coordinateur validera par retour de courriel les conditions de réservation en indiquant "Conditions lues et approuvées" au plus tard 2 semaines avant l'arrivée du groupe. Le coordinateur s'engage à transmettre ces informations à tous les participants du groupe.

Toute modification doit immédiatement être communiquée au Service Accueil Délégués par courriel à delegates.cagi@etat.ge.ch afin d'éviter des frais hôteliers.

En cas d’annulation ou modification tardive et sans justificatif valable, des frais d’annulation forfaitaires vous seront facturés (CHF 120 par nuit).

Le CAGI se réserve le droit d'annuler la totalité de la réservation en cas de non-respect de la procédure ou du règlement de l'établissement hôtelier.

3. Paiement du séjour

Le paiement du séjour de votre délégation doit être effectué en franc suisse ou par carte, dans nos bureaux, selon nos horaires d’ouverture. Sur demande, une facture peut être envoyée à l'issu du séjour de votre délégation.

5. Responsabilité du demandeur

Le CAGI se base sur les informations transmises lors de votre demande et se réserve le droit de prendre toute mesure jugée nécessaire à l'encontre de toute personne qui n'aurait délibérément pas transmis des informations exactes.

*Les renseignements personnels communiqués sont uniquement destinés à l'usage du ServiceSeules sont transmises les données légalement obligatoires pour l’enregistrement auprès d’un hôtel.

 
 

Formulaire_Demande_Subvention