Service Accueil Délégués

Delegates Welcome Service

Servicio Acogida Delegados

 

PROCÉDURE DE DEMANDE DE GROUPE

Les demandes de groupe doivent être centralisées par un seul coordinateur, qui est l'unique interlocuteur avec le Service durant tout le processus.

La demande en ligne doit être effectuée au minimum 1 mois avant l'arrivée à Genève, mais un délai supérieur est fortement recommandé.

LES ÉTAPES

1. Demande en ligne

En tant que coordinateur vous complétez le formulaire en ligne. Vous recevrez ensuite, par courriel, un lien permettant d'enregistrer les membres de votre délégation/groupe.

2. Transmettre les documents

Les documents suivants, pour chaque participant, doivent être envoyés par courriel à delegates.cagi@etat.ge.ch par le coordinateur.

  • Passeport
  • Lettre d'invitation et/ou ordre de mission
  • Accréditation

Le Service Accueil Délégué  est le seul interlocuteur avec l’hôtel.
Le Service ne peut reprendre une réservation effectuée au préalable.
Le choix de l'hôtel partenaire dépend des disponibilités et des tarifs proposés pour la période de séjour.

3. Conditions de réservation

Le Service Accueil Délégués effectue une réservation auprès de ses partenaires hôteliers et envoie une confirmation d'hébergement au coordinateur, contenant toute les informations nécessaires au bon déroulement du séjour.

Le coordinateur doit, pour chaque participant, transmettre les informations concernant les réservations hôtelières et le montant des contributions à payer.

Toute modification de séjour doit être communiquée à delegates.cagi@etat.ge.ch 3 jours avant la date d’arrivée prévue. En cas d’annulation tardive ou de non-présentation à l’hôtel, les frais (environ 120 CHF) vous seront éventuellement facturés.

4. Paiement du séjour

Le paiement de la contribution peut être effectué :

Le CAGI se réserve le droit d'annuler la totalité de la réservation en cas de non-respect des étapes ci-dessus.

 
 
 
 

Formulaire_Demande_Subvention

 

Le CAGI se base sur les informations transmises lors de la demande et se réserve le droit de prendre toute mesure jugée nécessaire si celles-ci s'avèrent inexactes.