Service Accueil Délégués

Delegates Welcome Service

Servicio Acogida Delegados

 

PROCÉDURE DE DEMANDE DE GROUPE

Les demandes de groupe doivent être centralisées par un seul coordinateur, qui est l'unique interlocuteur avec le Service Accueil Délégués (ci-après le Service).

Dès réception des documents nécessaires, ceux-ci sont analysés. Veuillez noter que le support financier pour chaque participant peut varier au sein d'un groupe. Les moyens financiers et les ressources propres de l’organisation que chaque participant représente sont pris en compte.

La demande en ligne, accompagnée des documents nécessaires, doit en principe être effectuée au minimum un mois avant l’arrivée du premier participant.

  • Un délai supérieur à un mois est recommandé en périodes de congrès.
  • Toute demande reçue le vendredi ou la veille d'un jour férié après 12h (heure suisse) sera traitée le jour ouvrable suivant.

Une demande de soutien à l'hébergement transmise hors délais ou incomplète peut avoir un impact sur le soutien éventuel à l'hébergement.

PROCÉDURE PAR ÉTAPES

1. Formulaire en ligne

Compléter le formulaire et vérifier la réception du courriel automatique du Service confirmant le dépôt de la demande en ligne, accompagné des informations suivantes:

  • la copie de votre demande (en fichier pdf)
  • le détail des documents à transmettre pour chaque participant,
  • le fichier Excel relatif aux participants du groupe

2A. Fichier Excel

Une fois le fichier complété, veuillez l'envoyer par courriel à delegates.cagi@etat.ge.ch.

Dans l'entête du tableau, merci de bien vouloir renseigner les champs en indiquant:

  • le nom de la conférence à laquelle les participants du groupe vont assister,
  • le nom de l'organisation responsable des participants,
  • le nom et prénom de l'organisateur prenant en charge le groupe.

Détail du tableau à compléter, sans modifier le format et en évitant le copier/coller de données.

Seuls les champs à compléter sont accessibles à l'écriture, les autres cellules sont verrouillées:

  • colonne E & H: "Nationalité" et "Pays de résidence", utiliser le menu déroulant.
  • colonne N: "Le séjour du délégué est-il financé par votre organisation", utiliser le menu déroulant.
  • colonne O: "Montant du financement", indiquer uniquement le montant à disposition pour votre séjour à Genève (hébergement & repas).
  • colonne P: "CHF/EUR/USD", introduire la devise de référence avec le menu déroulant.
  • colonne Q & R: "Dates d'arrivée et de départ" à Genève sont formatées: jj.mm.aaaa.

2B. Document à transmettre

Les documents à fournir doivent être envoyés par courriel à delegates.cagi@etat.ge.ch.

Format de nommage: n° du document_initiale prénom_nom de famille complet = 01_JR_DOE

  1. Lettre d’invitation et/ou accréditation
  2. Passeport
  3. Plan de vol
  4. Objectifs et programme du séjour
  5. Source de financement et montant
  6. Budget pour le séjour (détail des dépenses: hébergement, repas, visa, assurance, billet d'avion, voyage interne, etc.)
  7. Visa*

* En l'absence du visa, n'hésitez pas à effectuer votre demande de soutien à l'hébergement. Si la demande de visa est en cours, veuillez informer le CAGI de la date du rendez-vous. Le visa doit être transmis dès son obtention.

Pour le budget relatif au séjour du groupe, il est important de bien préciser le détail des dépenses: hébergement, repas, visa, assurance, billet d'avion, voyage interne, etc.

Le Service peut vous demander tout complément d'information utile à votre requête.

Seule la remise du dossier complet (sauf visa en cours) permet la recherche d'un hébergement, effectuée par le Service. Le choix de l'hôtel dépend des disponibilités et des tarifs proposés pour la période de séjour. Le CAGI est le seul contact avec l’hôtel et ne peut reprendre une réservation effectuée au préalable.

3. Confirmer les conditions de réservation

Le coordinateur confirmepar retour de courriel les conditions de réservation envoyée par le Service, en indiquant "conditions lues et approuvées". Ce message inclus:

  • le résumé des réservations effectuées pour chaque participant et les prestations de(s) l'hôtel(s),
  • le montant de la contribution à payer par participant et par nuit,
  • les informations pratiques pour les déplacements à Genève.

Le coordinateur s'engage à transmettre ces informations à tous les participants du groupe.

Toute modification doit immédiatement être communiquée au Service Accueil Délégués par courriel à delegates.cagi@etat.ge.ch. Afin d'éviter des frais d’hôtel, les conditions suivantes s'appliquent :

  • annulation sans frais, jusqu’à 3 jours avant l’arrivée prévue,
  • passé ce délai, CHF 120.-/jour sera en principe facturé en cas d'absence non justifiée, afin de ne pas diminuer le soutien global que le Service pourrait offrir à d'autres délégués.

Le CAGI se réserve le droit d'annuler la totalité de la réservation si la procédure n'est pas respectée et de facturer des frais au délégué en cas de modification tardive ou non justifiée.

4. Payement du séjour

Le payement pour chaque délégué peut être effectué:                                       

  • en liquide et en franc suisse (CHF) ou par carte de crédit, directement à nos bureaux, ouvert du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 17h, sur rendez-vous entre 12h et 14h.
  • par virement bancaire, si l'organisation est domiciliée à Genève et a déjà sollicité le CAGI au préalable. Le payement doit être honoré sous 30 jours après réception de la facture par courriel au coordinateur.

 

Tous les renseignements personnels communiqués au Service Accueil Délégués sont uniquement destinés à son propre usage. Seules sont transmises les données légalement obligatoires pour l’enregistrement auprès d’un hôtel.