Service Accueil Délégués

Delegates Welcome Service

Servicio Acogida Delegados

 

GUÍA DE SOLICITUD INDIVIDUAL

La solicitud en línea acompañada de los documentos necesarios debe enviarse por lo menos un mes antes de su llegada.
  • Se recomienda un plazo superior a un mes en períodos de congresos y eventos.
  • Toda solicitud recibida el viernes o la víspera de un día feriado después de las 12 p.m. (hora suiza) será tratada al siguiente día laboral.
Toda solicitud de subsidio al alojamiento que se transmita fuera de plazo o esté incompleta puede tener una repercusión en el posible apoyo al alojamiento por el Servicio Acogida Delegados (el Servicio). 
 

PROCEDIMIENTO POR ETAPAS

1. Formulario en línea

Completar el formularioy verificar la recepción del correo automático del Servicio confirmando la presentación de la solicitud en línea, acompañado de un recordatorio de los documentos que deben enviarse y una copia del formulario completado (en formato pdf).
 

2. Documentos a transmitir

Los documentos pueden cargarse al final de la solicitud en línea o enviarse por correo electrónico a delegates.cagi@etat.ge.ch.

Formato del nombre del archivo: n° del documento_iniciales nombre_apellido completo = 01_JR_DOE

  1. Carta de invitación y/o acreditación
  2. Pasaporte
  3. Plan de vuelos
  4. Objetivos y programa de la estancia
  5. Fuente de financiación y cuantía
  6. Presupuesto para la estancia del grupo
  7. Visa*

* Si no hay visa, no dude en realizar su solicitud de subsidio al alojamiento.
Si la solicitud de visa se está tramitando, por favor informe el Servicio cual es la fecha de su cita.
La visa debe ser comunicada desde su obtención.

En cuanto al presupuesto para la estancia, es importante precisar al detalle los gastos: alojamiento, comidas, visa, seguro, billetes de avión, desplazamientos internos, etc.

Sólo un expediente completo, excepto visa en curso, permite la reservación del hotel, llevada a cabo por el Servicio. La elección del hotel depende de la disponibilidad y de las tarifas propuestas para el periodo de la estancia. El Servicio será el único contacto con el hotel y no se hará cargo de una reserva efectuada con anterioridad.

3. Confirmación de las condiciones

El delegado confirmapor correo electrónico las condiciones de la reservación enviadas por el Servicio, indicando "condiciones leídas y aprobadas". Este mensaje incluye:

  • el resumen de las reservaciones efectuadas y las prestaciones del o los hoteles,
  • la cuantía de la contribución a pagar por participante y por noche,
  • información práctica para los desplazamientos en Ginebra.

Toda modificación debe ser inmediatamente comunicada al Servicio por correo electrónico a delegates.cagi@etat.ge.ch. Con el fin de evitar gastos de hotel, se aplican las siguientes condiciones:

  • anulación sin coste, hasta 3 días laborales antes de la llegada programada,
  • pasado este plazo, CHF 120.-/día/delegado será facturado en caso de ausencia no justificada, con el fin de no disminuir el apoyo global que el Servicio podría ofrecer a otros delegados.

El Servicio se reserva el derecho de anular la totalidad de la reservación si no se respeta el procedimiento y puede facturar los gastos incurridos a los delegados en caso de modificación tardía o sin justificar.

4. Pago de la estancia

El pago de la contribución se efectuará en efectivo y en francos suizos (CHF), directamente en nuestras oficinas, abierto de lunes a viernes de 9 a 12 a.m. y de 2 a 5 p.m., con cita previa entre 12 y 2 p.m.