Service Accueil Délégués

Delegates Welcome Service

Servicio Acogida Delegados

 

GUÍA DE SOLICITUD DE GRUPO

Se recuerda que la solicitud en línea ha de efectuarse como mínimo un mes antes de la llegada a Ginebra. Se recomienda fuertemente un plazo superior.

Las solicitudes de grupo han de ser centralizadas por un solo coordinador, quien actuará como único interlocutor ante el Servicio Acogida Delegados. El coordinador puede ser un pasante que trabaje como mínimo desde 6 meses en la organización.

PROCEDIMIENTO POR ETAPAS

1. Completar el formulario

Completar el formulario en línea. Tras el envío de su solicitud, recibirán un correo automático del Servicio confirmando la solicitud, acompañado de un recordatorio de los documentos que han de enviar.

2. Transmitir los documentos

El coordinador ha de enviar los documentos para cada participante por correo electrónico a delegates.cagi@etat.ge.ch.

  1. Pasaporte  
  2. Carta de invitación y/o orden de misión
  3. Acreditación
El servicio puede solicitar todo complemento de información útil para su solicitud

Complete la tabla Excel sin modificar el formato y evitando copiar/pegar los datos. Solamente las partes a completar son accesibles, las otras células están bloqueadas. Utilicen el menú y respeten el formato para las fechas (día.mes.año). 

Solamente una solicitud debidamente cumplimentada en línea posibilita la búsqueda de un alojamiento por parte del Servicio Acogida Delegados, único interlocutor con el hotel. El Servicio no puede retomar una reserva efectuada previamente. La elección del hotel socio depende de las disponibilidades y de las tarifas propuestas para el período de estancia.

3. Confirmación de las condiciones de reserva a más tardar dos semanas antes de la llegada

El Servicio envía al coordinador las condiciones de reserva de los delegados del grupo así como el monto de la contribución que cada delegado ha de pagar por noche. No recibirá una confirmación por parte del establecimiento hotelero, pero todas las informaciones necesarias para la reserva son transmitidas al establecimiento hotelero*.

Para finalizar la demanda, el coordinador confirmará por correo electrónico las condiciones de la reserva enviadas por el Servicio, indicando "condiciones leídas y aprobadas" a más tardar dos semanas antes de la llegada del grupo. El coordinador se compromete a transmitir estas informaciones a todos los participantes del grupo.

Toda modificación ha de ser comunicada inmediatamente al Servicio Acogida Delegados a delegates.cagi@etat.ge.ch para evitar gastos del hotel.

En caso de cancelación o modificación tardía y sin justificante válido, le serán facturados gastos de cancelación (120 francos suizos por noche).

El CAGI se reserva el derecho a cancelar la totalidad de la reserva en caso de no cumplirse el procedimiento o de no respetarse el reglamento del establecimiento hotelero.

4. Pago de la estancia

El pago de la estancia de su delegación ha de efectuarse en francos suizos o por tarjeta de crédito, en nuestras oficinas, en nuestros horarios de apertura. Previa petición, se puede enviar una factura tras la finalización de la estancia de su delegación.

5. Responsabilidad del solicitante

El CAGI se basa en las informaciones transmitidas durante la solicitud y se reserva el derecho de tomar toda medida que estime necesaria en contra de toda persona que no haya trasmitido informaciones correctas.

 

Las informaciones personales comunicadas al Servicio se reservan a su utilización propia. Solo son transmitidos los datos legalmente obligatorios para el registro en un hotel (apellido, nombre, nacionalidad, número de pasaporte, fecha de nacimiento).