Service Accueil Délégués

Delegates Welcome Service

Servicio Acogida Delegados

 

GUÍA DE SOLICITUD DE GRUPO

Las solicitudes de grupo deber estar centralizadas en un solo coordinador quien será el único interlocutor con el Servicio de Acogida a los Delegados (el Servicio).

Una vez recibidos los documentos necesarios, éstos serán analizados. Por favor tenga en cuenta que el subsidio para cada participante puede variar dentro del mismo grupo. Para el subsidio se toman en cuenta los medios financieros y los recursos propios de la organización a la que cada participante represente.

La solicitud en línea acompañada de los documentos necesarios debe enviarse por lo menos un mes antes de la llegada del primer participante.

Toda solicitud de subsidio al alojamiento que se transmita fuera de plazo o esté incompleta puede tener una repercusión en el posible apoyo al alojamiento.

PROCEDIMIENTO POR ETAPAS

1. Formulario en línea

Completar el formulario y verificar la recepción del correo automático del Servicio confirmando la presentación de la solicitud en línea, acompañado de la siguiente información:

  • la copia de su solicitud (en formato pdf),
  • la lista detallada de los documents a transmitir para cada participante,
  • el archivo Excel con los participantes del grupo.

2A. Archivo Excel a completar

Una vez completado el archivo, envíelo por correo electrónico a delegates.cagi@etat.ge.ch.

Por favor rellene los campos del encabezado del cuadro indicando:

  • el nombre de la conferencia a la que los participantes del grupo van a asistir,
  • el nombre de la organización responsable de los participantes,
  • el apellido y el nombre del coordinador responsable del grupo.

Ejemplo del cuadro a completar. Evite modificar el formato y cortar/pegar los datos. 

Los únicos campos accesibles a la escritura son aquellos que se han de completar. Los otros están bloqueados.

  • columna E &H: "Nacionalidad" y "País de residencia", use el menú desplegable.
  • columna N: "La estancia del delegado siendo financiado por...", use el menú desplegable.
  • columna O: "Importe de la financiación", indique únicamente la cuantía a disposición para su estancia en Ginebra (alojamiento y comidas).
  • columna P: "CHF/EUR/USD", introduzca la divisa de referencia usando el menú desplegable.
  • columna Q& R: "Fechas de llegada y de salida" el formato en Ginebra es: dd.mm.aaaa.

2B. Documentos a transmitir

Se deben enviar los siguientes documentos a delegates.cagi@etat.ge.ch.

Formato del nombre del archivo: n° del documento_iniciales nombre_apellido completo = 01_JR_DOE

  1. Carta de invitación y/o acreditación
  2. Pasaporte
  3. Plan de vuelos
  4. Objetivos y programa de la estancia
  5. Fuente de financiación y cuantía
  6. Presupuesto para la estancia del grupo
  7. Visa*

* Si no hay visa, no dude en realizar su solicitud de subsidio al alojamiento.
Si la solicitud de visa se está tramitando, por favor informe el Servicio cual es la fecha de su cita.
La visa debe ser comunicada desde su obtención.

En cuanto al presupuesto para la estancia, es importante precisar al detalle los gastos: alojamiento, comidas, visa, seguro, billetes de avión, desplazamientos internos, etc. 

El Servicio puede solicitar información complementaria que le sea útil a su solicitud. 

Sólo un expediente completo, excepto visa en curso, permite la reservación del hotel, llevada a cabo por el ServicioaLa elección del hotel depende de la disponibilidad y de las tarifas propuestas para el periodo de la estancia. El Servicio será el único contacto con el hotel y no se hará cargo de una reserva efectuada con anterioridad.

3. Confirmación de las condiciones

El coordinador confirmapor correo electrónico las condiciones de la reservación enviadas por el Servicio, indicando "condiciones leídas y aprobadas". Este mensaje incluye:

  • el resumen de las reservaciones efectuadas para cada uno de los participantes y las prestaciones del o los hoteles,
  • la cuantía de la contribución a pagar por participante y por noche,
  • información práctica para los desplazamientos en Ginebra.

El coordinador se compromete a comunicar esa información a todos y cada uno de los participantes del grupo.

Toda modificación debe ser inmediatamente comunicada al Servicio por correo electrónico a delegates.cagi@etat.ge.ch. Con el fin de evitar gastos de hotel, se aplican las siguientes condiciones:

  • anulación sin coste, hasta 3 días laborales antes de la llegada programada,
  • pasado este plazo, CHF 120.-/día/delegado será facturado en caso de ausencia no justificada, con el fin de no disminuir el apoyo global que el Servicio podría ofrecer a otros delegados.

El Servicio se reserva el derecho de anular la totalidad de la reservación si no se respeta el procedimiento y puede facturar los gastos incurridos a los delegados en caso de modificación tardía o sin justificar.

4. Pago de la estancia

El pago para cada delegado se puede realizar:                                                

  • en efectivo y en francos suizos (CHF) o con tarjeta de crédito, directamente en nuestras oficinas, abierto de lunes a viernes de 9 a 12 a.m. y de 2 a 5 p.m., con cita previa entre 12 y 2 p.m.
  • por transferencia bancaria, si la organización está domiciliada en Ginebra y ya ha cursado alguna solicitud al Servicio anteriormente. El saldo se debe pagar dentro de los 30 días a partir del momento en que el coordinador recibe la factura por correo electrónico.

 

Toda la información de carácter personal comunicada al Servicio solo se usará en relación con la tramitación de la solicitud y no será compartida con terceros. Los únicos datos que serán compartidos son aquellos que sean necesarios por ley para el registro en el hotel.