Dépôt du dossier

Une demande doit être formellement adressée à la Chancelière d'Etat, avec copie au Chef du protocole et au Chargé des ONG internationales, accompagnée des documents suivants:

Les documents concernant l'association:
- Les statuts signés
- Le dernier procès verbal
- La liste des membres du Comité
- Le dernier rapport d'activité
- Le bilan financier

La description du projet (nom du projet, pays d'intervention, contexte, but, moyens nécessaires, durée de la réalisation, ciblage et enjeux)

Le programme de la manifestation (horaire, thèmes traités, le nom des orateurs, etc.)

La liste des participants pour lesquels le financement est demandé en mentionnant le pays, leur activité et la raison de leur choix

Le budget prévisionnel détaillé en francs suisses de l'événement mentionnant les dépenses et les ressources. Il est donc indispensable de mentionner les autres apports financiers (Confédération, Ville de Genève, communes, fondation de droit privées, etc.) et ceux apportés par l'organisme requérant

La liste des partenaires

Les indicateurs et les modalités de suivis prévus par l'organisateur

Tout renseignement ou pièce complémentaire peut être demandé.

Il est recommandé de demander au Service ONG de vérifier la conformité formelle d'un dossier avant son envoi officiel.